Понятие архива и правовые основы организации деятельности архивов

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» вводит следующие понятия:

Архивное делов Российской Федерации – деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; Архивный документ– материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства; Документы по личному составу– архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем; Документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению; Особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования; Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности; Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой; Архивный фонд Российской Федерации– исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению; Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов; Государственный архив – федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее – федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее – государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; Муниципальный архив– структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации– хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное); Временное хранение архивных документов– хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами; Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона; Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти; Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти; Владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором; Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Законодательная и нормативно-методическая база по архивоведению включает следующие документы:

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который принят Государственной Думой 1 октября 2004 года. Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Закон разграничивает полномочия Российской федерации, субъектов Российской Федерации, а также муниципальных образований в области архивного дела. В Законе закреплено разделение архивных документов на:

–архивные документы, относящиеся к государственной собственности; –архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности; –архивные документы, относящиеся к частной собственности.

Определено правовое положение архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, а также особенности гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

Закон регламентирует создание архивов, организацию управления архивным делом в Российской Федерации, финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела, контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, а также хранение и учет архивных документов, комплектование архивов архивными документами.

Закон вводит новые сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение.

Со дня вступления в силу данного Федерального закона признаны утратившими свою силу:

–Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года № 5341-1; –Постановление Верховного Совета Российской Федерации от 7 июля 1993 года № 5342-1 «О порядке введения в действие Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».